・時間がない
・業務が立て込みあっという間に定時
・時間管理が苦手
新入社員のころは、あれだけ時間があったのに。。。。
仕事で年数が経てば経つほど、
責任も増え、やらなければいけない仕事
もふえてくるもの。
私自身、新入社員のころは、逆に暇で仕事をたくさんほしいと嘆いていましたが、
仕事に慣れ、年数も経ち、役職ももらい、
レベルが上がるにつれて、仕事が減ってほしい
なんてことを考えることもありました。
そんなタイムマネジメントについて、
私が本などで学び実践してきて、
ためになった方法をご紹介します。
Contents
効率性UPのタイムマネジメント術
固定的時間を見積もる
生活していると必ず押さえておかなければならない時間ってありますよね。
たとえば
・睡眠時間
・食事の時間
・身支度の時間
・通勤の時間
・お風呂の時間
・寝る準備の時間
など
日常の生活で自由な時間を確保するとなると、
24時間からこれらの固定的時間を引いた時間が他に費やせる時間になります。
たとえば
休日に自由な時間がどれくらいあるか把握したい場合
睡眠時間：6時間
食事の時間：1時間30分（朝昼晩）
お風呂の時間：30分
寝る準備の時間：30分
から、24時間から8時間30分を引いた15時間30分が他に費やせる時間になります。
この固定的時間を仕事にも同じように
当てはめていきます。
たとえば
1日の固定的時間
・日報作成、報告：15分
・朝の進捗ミーティング：15分
・メール確認：15分
・お得意様への連絡：15分
・定例のミーティング：1時間
・請求書、見積書作成：30分
・翌日のスケジュール確認：15分
など、
1日の所定時間が8時間の場合、固定的時間の合計が2時間45分になり、残りの時間は5時間15分となります。
まずはこの固定的時間を突き詰めていきます。
・どんな業務が固定的にあるのか
・どれくらい時間がかかっているのか
ここを正確に洗い出せれば出せるほど、
１日のうち使える時間がどれくらい
あるのか把握しやすくなります。
ここが固まれば、
この5時間45分（可変的時間）の中で
どのように配分していくのかを
考えることができます。
割り込み仕事を見極める
これ、意外と多くないですか？
たいてい時間に追われるのは
予期しない割り込み業務によって
もたらされることが多いです。
たとえば
・上司から至急頼まれたオーダー
・他部署からきた問い合わせ
・お客様からの呼び出し
・同僚からの頼まれごと
・部下からの相談案件
など
ご自身の中で、
正確に予定を計画していても
突発的な業務により予定が狂うこともあります。
さらにこれらが続けば、
時間がどんどんなくなっていくもの。
そのためには、
割り込み仕事を
しっかり吟味する必要があります。
主な対処法は、以下の２つです。
割り込み仕事の必要可否
割り込み仕事が
・すぐに対応必要なものか、
・自分がやらなくて良いものか
判断するようにします。
すぐに対応必要な基準例
・位が上の人の案件
・お客様からの緊急な案件
・締め切りが迫っている案件
自分がやるべき必要があるかの基準例
・同僚や部下に出来ないか
・自身の担当の内容か
・自分には難しく上司の手が必要なものか
こういった基準を作って、
そぐわなければ、後回し・誰かへまかすなど
識別をはっきりとさせて方が良いです。
割り込み時間を予め入れておく
割り込み時間が多く必須なものについては、
さきほどの固定的時間に含めることです。
予め、1時間なり2時間なり固定的時間に組み込んでおくと、時間配分が分かりやすくなります。
固定的時間の算出については、
直近1ヶ月で
・必須の割り込み業務がどれくらいあるか
・それについてどのくらいの時間がかかったか
これら２つで平均を出してみると把握しやすいと思います。
さらに
今後のタイムマネジメントをふまえて、
割り込み仕事を記録しておくと良いです。
たとえば
・法令改正の説明会後は質問が殺到する
・新しい施策を始めた時はやり方について問い合わせが多い
など、割り込んできた仕事を記録化しておくと、傾向が掴めてタイムマネジメントに有効です。
毎日は難しいと思いますので、
週に1回、月に1回振り返ってみると良いです。
内容もある程度のレベルで問題ないです。
日々のタスク管理は時間指定と具体性を
日々の実施する業務においては、
その日実施することを記入しておくと良いです。
・時間指定あるものないものの切り分け
・業務を階層化させすぐ行動できるよう具体性を持つ
この２点で進めていくことです。
タスク記入例
A社新規受注対応
・A社の見積書作成（時間指定あり）
・A社受注状況の部長報告（時間指定なし）
既存顧客対応
・クレーム案件の対応（時間指定あり）
・お客様から来たメールの返信（時間指定なし）
・B社製品購入における伝票作成（時間指定あり）
新商品案件
・新商品発表会の資料作成（時間指定あり）
・今後に備えて新規営業案件のフォルダ整理（時間指定なし）
・見込み客のセグメント調査（時間指定なし）
庶務関連
・出張の旅費申請（時間指定あり）
・日報の投入（時間指定なし）
・時間指定があるものから進める
・タスク内容は具体的に記載しておく
これを意識すると
イメージが明確になり
取りかかりやすくなります。
タスク管理するものは、
ノートでも、Excelでも、メモ帳でも使いやすいもので問題ないです。
※私は、Windowsのメモ帳機能でタスク管理しています。使い勝手が良くて便利です。
緊急度と重要度に分けて考える
仕事をする上では、
以下の4つに区分する癖を
つけておくと良いです。
緊急度と重要度
①緊急かつ重要
例：A社見積書作成、クレーム案件対応
②緊急だが重要でない
例：旅費の申請、伝票作成
③緊急ではないが重要
例：新規営業案件のフォルダ整理、見込み客のセグメント調査
④緊急でも重要でもない
例：机の整理、デスクトップ周りの整理
①→②→③→④の順で手をつけます。
①や②が多い場合は、③や④で周りにお願いできるものはないか検討します。
③や④が多い場合は、効率化や削減できるものがないか検討していきます。
15分単位で業務をすすめる
さきほどご紹介した具体的タスクにおいては、
15分単位に区切って進めていくようにします。
よくありがちなのが、30分や1時間単位で進めることです。
こうなると、
人間の脳は不思議でなもので
60分なら60分の中で仕事を進めるようになってしまいます。
具体的なタスクに落とし込めば、
15分またはもっと早く済むものも出てくるはずです。
単位を細分化させて、
タスクを完了させる癖をつけましょう。
それが積もりに積もって、
大きな案件を完了することに繋がります。
業務における時間単位は短く細分化していきましょう。
そして、これをすることでもう１つの利点は、
メリハリもつきやすいことです。
長々と業務を実施していては、
集中力も落ちやすいです。
15分単位であれば、小休憩も入れやすく、
高いモチベーションで進めやすくなります。
完璧を求めない
１つ１つに完璧を求めすぎては、
時間がいくらあっても足りません。
まして、業務が多くなってきた場合はなおさらです。
６〜７割の仕上がりで、上司へ報告をかけたり、他担当へ照会をかけるなどアクションを起こした方が効率は良いです。
そのためのおすすめは、
・仮設思考を取り入れる
・30分考えてダメなら人に聞く
ここら辺を意識すると、スピードも上がります。
仮設思考については、こちらの記事と本がおすすめです。
誤解しないでほしいのは、
いい加減にやっていいということでは
ありません。
これ以上時間をかけても生産性が望めない場合に、他人の手を借りて相乗効果を生んだ方が断然得だということです。
6〜7割を意識してみましょう。
まとめ
以上、私流効率性UPのタイムマネジメント術は、
- 固定的時間を見積もる
- 割り込み仕事を見極める
- 日々のタスク管理は時間指定と具体性を持つ
- 緊急度と重要度に分けて考える
- 15分単位で業務を進めるの
- 完璧を求めない
になります。
どれか１つでも試してみると、
タイムマネジメントについてだいぶ変わると思いますよ。
ぜひ参考にしてください。