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ミスゼロ仕事の段取り術

投稿日:2020-02-22 更新日:

「段取りとは〝仕事を効率的にマネジメントすること〟です」(引用)

あなたは、日々の雑務が多いあまり、大事な案件が間に合わなかったなんてことがありませんか。
都度、突発的な業務が発生し効率的に業務が行えないなど課題はありませんか。

現代は、働き方改革のもと、仕事がたくさんあるから残って残業しようと思っても、残業自体なかなか出来ない会社も多いと思います。
だからと言って、業務量が減っているかといったらそうでないのが現状でしょう。
効率化を求められる一方、一人当たりの負担は以前と変わらないか、むしろ多いのではないでしょうか。

ただし、業務がたくさんあって大変だからといって、仕事である以上ミスばかりでは許されません

本書では、ミスが起こる原因は段取りによる不備が招いているものと説明しており、
効率的な段取りの進め方、そしてミスをなくすためのちょっとした工夫や事例などについて、35個の小ワザとして紹介しています。

中にはありきたりなものもありますが、実践すると効果的な内容もあり、大変勉強になります。

あなたも、以下のようなケースを経験したことはないでしょうか。
・15時までに資料をまとめるように言われていたが、ほかの仕事に追われて取りかかるのが遅くなり、時間までに間に合わなかった
・上司に頼まれていた仕事を提出したところ、「指示したとおりになってない」と指摘され、やり直しをすることになってしまった
・作業を進めるうえで上司の承認が必要だったが、上司がつかまらずに締切に遅れてしまった
・顧客の要望に応えようと、完璧な出来栄えを目指して丁寧に作業を進めていった結果、時間がかかりすぎて締切に間に合わなかった
(引用)

段取りの肝は、
「自分の意思をもって仕事を進めていくこと」(引用)

本書を通じて、特に私がよく起こっていた事例に対し参考になったことについて紹介したいと思います。
仕事の分解
はじめての業務や苦手な業務を引き受けなければならない場合、何から手をつけていいか分からず、それだけで苦手意識が芽生え億劫になってしまうことがあると思います。
このような時は、とにかくその業務をどんどん分解して、具体的にやるべく業務が見えるまで細分化していく必要があります。
分からなければ聞いてみたり調べてみたりして面倒くさがらずに、まずは分解作業はじめに取り組んでいけば、仕事の捗りが全然違うのでオススメです。

上司のスケジュール把握
社会人なりたての頃、スケジュール把握が全然出来てなく、上司にこっぴどく怒られた経験があります。
部下の都合で上司のスケジュールが変わってしまうのは、上司にとっては迷惑極まりないです。
私は現在役職をもらって実感したことですが、ちゃんと自分のことを思ってスケジュール調整してくれる部下と忙しいとはいえ自分本位で進めていく部下とでは、印象がどうしても変わってしまいます。はじめはうまく出来なくてもいいので、上司のスケジュールには常に興味を持ち把握する癖をつけると段取りのスキルも変わってくるでしょう。

あいまいな指示をそのままにしない
一生懸命やっているのに成果があまり出てなかったり、しっかりやったつもりでも上司にやり直しされることが多い場合、それは上司の考えや指示をしっかり把握せずあいまいなままにしているケースが多いと思います。
お互いが合致するまで時間がかかり面倒な面もありますが、あとから時間がかかってしまうくらいなら、事前に対処した方が得策であり、上司の評価も変わるでしょう。

集中タイムを作る
様々な業務が割り込んで来ればくるほど、ミスを引き起こしやすくなります。
そのため、ミスを引き起こさない集中できる環境を作るのも1つの手です。
1日のうち、30分でも1時間でもいいので、誰にも割り込みをさせない集中タイムを作って、その時間は自分のやりたい業務に専念するのもいいでしょう。
それが難しい方は、業務外になりますが、昼休憩や仕事前など使って何かに集中して打ち込むような癖をつけるだけでも変わります。

本書は、仕事の段取りとして、特に事務職などデスクワークが中心の方にオススメです。

以下、参考になった部分をピックアップします。
ひとつの仕事に対して「なんとなく」「指示されたから」ではなく、自分の意思を働かせて取り組むことも段取りの一つ(P20)

作業中の業務に関する資料や書類以外は、一切机の上には置かない(P73)

仕事をミスなく効率よく進めるには、同じ性質の仕事を前後にまとめて取り組む「同質化」が基本(P74)

「これは本当に必要なのか」「私がやらなければならないのか」仕事であってもプライベートであっても、面倒がらずに問いかけ、場合によってはやらないことを決める勇気も必要(P85)

仕事でものを探すときは、デスクまわりでは6秒以内、共有サーバー上のデータや共有の書類なら30秒以内が目安(P136)


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