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仕事で以下の悩みを抱えていませんか。
・仕事量が多く、質の高い仕事ができていない
なんてことはありませんか。
特に、仕事ができる人や期待されている人の方が、たくさんの業務を任され、こうした状況が見られると思います。
上記のような状況になってくると、頭が混乱し、ストレスが増え、仕事のクオリティに影響を及ぼします。
現代のビジネスにおいては、凄まじいスピードと変化が求められます。
そして、今任されている「仕事」「プロジェクト」は中々終わりが見えず、さらにやらなければならないことも複数あるという状況だと、到底普通にこなしていくだけでは、追いつかないのが現状でしょう。
そうした時に、いかに効率的に生産性を上げていくか、やり方を身につけるのは重要なことです。
ただ漫然と行き当たりばったりで進めているだけでは、ある程度はできるようになりますが、劇的な成果は上がらないでしょう。
本書では、ＧＤＴという手法を用い、多忙な状況から頭をすっきりさせ、高い生産性を発揮していく「やり方」について紹介しています。
ＧＤＴは、以下の５つのステップを実践していきます。
①収集
やらなければならないこと、気になることなど情報をまとめること
（不要・必要関係なくまずはまとめる）
②処理
まとめたものについて、どう処理するか
（不要か保留かすぐやるか）
③整理
処理したものをどのようにカテゴリー分けしていくか
④レビュー
①〜③で実施してきたことの見直し
⑤実行
やる必要があるものに対して実行
ＧＤＴにおいて、私が勉強になったところを紹介します。
「次にとるべき行動は何か」
たくさん業務を抱えると、時間ばかりが過ぎ、うまくいかないことが多々ありました。
そんな時に便利だったのが、
次にやるべき具体的に取る行動を把握することでした。
行動する必要がないのか、誰かにお願いできるものか、そして自分がやる必要のものであれば、どんなことをするか捉える必要があります。
たとえば、「人事評価を見直す」という仕事であれば、まず現状の人事評価を把握するところから始める場合、「過去5年間の営業社員の人事評価データをとりまとめる」といった具合にそれぞれの案件に対し、具体的な行動をどんどん出していきます。
また、Ａ案件での必要な行動、Ｂ案件での必要な行動といった具合にそれぞれ記録していくことで、全体を俯瞰した時に何を重視するか分かるようになっていきます。
まずは、仕事を任されたらとるべき行動を把握する。ここから始めると良いと思います。
「仕事を定期的にレビューできているか」
もうひとつ勉強になったことが、仕事の定期的なレビューです。
本書では、仕事は以下の３つに分類されると説明しています。
・あらかじめ決まっている仕事
・予定外の仕事
・仕事を見極めるための仕事
意外と多いのが、「予定外の仕事」ではないだろうかと思います。
お客様からの急な依頼、突然のトラブルやエラーなど予定していた仕事を置いて、予定外の仕事に時間を割かなければならなくなった、なんてことが誰しも経験しているのではないでしょうか。
予定外の仕事も上手にこなしていくために、ステップの４つめである「レビュー」をしっかり行って、突発で発生した仕事が今している仕事より重要かどうか判断していく必要があります。
具体的なレビュー内容については、本書のＰ２０２〜２０３が参考になります。
仕事量が多く忙しい方、たくさんの仕事を任されるけどどれもこれも中途半端になってしまう方など、本書の整理術は参考になります。
以下、タメになった部分をピックアップします。
・私が何千人ものプロフェッショナルを指導してきて気づいたことがある。それは、彼らにとって最大の問題は、多くの人が思い込んでいるような「時間の不足」ではないということだ。本当の問題は、プロジェクトの真の意味を把握しておらず、次にとるべき行動がわかっていないことにある（Ｐ３８）