プレゼンテーション
・営業成果報告会
・新規事業説明会
・クライアントへの商品説明
・新規企画の社内稟議
・担当内進捗報告
など、仕事ではプレゼンをする場が
たくさんあります。
プレゼンが上手だと
仕事の捗り具合も上がります。
逆に、プレゼンが苦手だと
・やり直しが多く
・時間も費やし
・苦手意識が強くなり
悪循環に陥ってしまうリスクもあります。
今日はプレゼンを上達させるための
段取り・進め方についてお話しします。
まずはじめにプレゼンを進める上で
押さえておきたいポイントは２つです。
プレゼンが苦手と感じてる方は、
この２つを押さえておくだけで、
苦手意識がだいぶ変わります。
その２つとは、
WHY思考
このプレゼンはなぜ必要か、目指すゴールはどこか
WHAT思考
プレゼンのストーリー立て
数多くのプレゼン本、ロジカル本読みましたが、大きくはこの２つに集約されています。
まずはじめにWHY思考の中身について
説明していきます。
当記事は仕事でプレゼンテーションの機会が多いビジネスマン向けになりますが、それ以外でも普段の生活で役に立つメソッドだと思ってます。
WHY思考
聞く側のキーパーソンを理解する
キーパーソンとは、
プレゼンする上での承認決定権者を指します。
プレゼンをする上で、
キーパーソンの理解が不可欠です。
もっと言うなら
このキーパーソンに
OKもらえるかどうかが目的になります。
たとえば
営業であれば、
契約決定を担うお得意先の部長にOKをもらう。
社内稟議であれば、
最終決定を担う本部長にOKをもらう。
極端なこと言うと、
このキーパーソンに気に入ってもらえれば
スイスイ進めちゃう言っても
過言ではないです。
職場にもいませんか。
形式的なプレゼンをする前に、
キーパーソンに根回ししてOKをもらう人。
もちろん、内容も伴ってからこそだと思いますが、こういった人はキーパーソンを押さえられているので社内でも重宝がられます。
それだけキーパーソンにOKをもらうことが非常に重要ということです。
キーパーソンを理解する上で心得ておくべき点は以下です。
ポイント
・性別、年齢、経歴
過去の経歴などから価値観を把握する
・性格
合理的か感情的か
・周りからの評判
どんな人物か、こだわっている点、価値観など把握する
・知識レベル
自身がプレゼンする内容の知識レベルはどれくらいか把握する
・過去の否認状況
これまで否認されたケースはどんなところか傾向を探る
そしてもう１点かならずやってほしいこと。
もし、断られたら断った理由を把握することです。
ここを疎かにさせず、
次回に繋がるよう確認と振り返りをしておくことが大事な要素になります。
まずは徹底的にキーパーソンの理解から
入りましょう。
課題を設定する
良いプレゼン
通せるプレゼン
にするには、課題の設定把握が鍵を握ります。
そこには、
まず課題の種類を捉えていくことです。
課題の種類は大きく２つになります。
原因志向
現状に問題があって、その問題解決に向けて取り組むプレゼンを指します。
たとえば、
・離職率が高い。離職率が高い要因を突き詰めて対処策を進めていきたい。
・営業の契約率が低い。なぜ最近低いのか要因を把握し是正に努めていきたい。
など
こちらは過去から現在までの要因を探っていき、問題解決を進めていくものになります。
原因志向で取りうる手法は
主に２つを使うと便利です。
①ロジックツリー分析
ロジックツリーは、現状の問題から要因を深掘りしていく手法です。
WHYSO？（それはなぜ）とWHAT SO？（だから何）の2種類ありますが、ここではWHYSO？を活用します。
Aという問題に対して、要因A 1、A 2、A3と深掘りし、さらにA 1の要因B 1、B 2、B3と深掘り、さらにB 1の要因C 1、C 2、C 3とどんどん洗い出して真の要因を見つけていく手法です。
広く網羅することができるので、どこに要因があるのか把握がしやすいです。
ロジックツリーについては、
こちらの記事・本が勉強になります。
②MECE
ロジックツリー分析の補完的な役割で使うと便利です。
抜け漏れダブりを把握する手法です。
要因を分析しているとどうしても凝り固まった考えが根付いてしまうものです。
そうなると、思わぬ漏れやダブっている部分などが散財することがよくあります。
そのために、MECEで均一的になっているか見定める必要があります。
MECEについては、
こちらの記事・本が勉強になります。
目標志向
未来に向けた対応策に取り組むプレゼンを指します。
たとえば、
・今後の技術革新に備えてデジタルスキルに長けた人材を100人増やしたい
・少子高齢化、大幅なコスト削減に向けて、30%の自動化を進めていきたい
など
こちらは、現在から未来に向けて対処策を検討していくものになります。
目標志向で取りうる手法は
主に３つを使います。
①PEST分析
Politics（ポリティクス）：政治要因
法令改正、税改正など
Economics（エコノミクス）：経済要因
株価変動、金利上昇など
Social（ソーシャル）：社会要因
流行りの変化、人々の嗜好変化など
Technology（テクノロジー）：技術要因
技術革新など
4つの頭文字を取ったものになります。
世の中をマクロ視点で捉えます。
この４つの視点で考えていくと
未来の対応策が進めやすくなります。
②3C分析
Customer（カスタマー）：顧客
自社の顧客の層、タイプなど
Competitor（コンペティター）：競合
同業他社、脅威となるライバルなど
Company（カンパニー）：自社
自社の強み弱みなど
３つの頭文字を取ったものです。
３つのCを細分化して分析していきます。
Customerの場合は現状の顧客だけでなく自社のサービスを使うことで考えられる潜在ニーズまで掘り起こして探っていきます。
また、Competitorについても、単に同業他社だけでなく、顧客のニーズを深掘りさせた場合で考えられる競合も含めて考えていくとより視野が広がります。
（たとえば、携帯電話は電話やメールだけであれば携帯キャリアが競合ですが、コミュニケーション手段であれば、LINEやzoomなども競合になりますね）
③SWOT分析
【内部環境】
Strength：強み
自社の強みは何か
Weakness：弱み
自社の弱みが何か
※共に探しづらい場合は競合になくて自社にあるもの、競合にあって自社にないものを考えていくと見つけやすいです。
【外部環境】
Opportunity：機会
世の中のチャンスや契機な部分
Threats：脅威
世の中の向かい風、逆境な部分
内部と外部でそれぞれ見極めていくと、
自社の特徴や今後取り組むべき課題が
見えやすいです。
特に外部環境は、PEST分析と合わせていくと全体が把握しやすいと考えられます。
※SWOT分析はビジネスだけでなく、個人にも当てはめて考えていくと、自己ブランディングが構築しやすく便利です。
以上、課題の用途に応じて使い分けると
プレゼン資料の作成も捗りやすくなります。
最終的な目的（ゴール）を押さえる
課題設定が完了し型がそろったら、
プレゼンの目的（ゴール）を
しっかり押さえておきます。
・新しい事業を始めるための承認を得ることが目的か
・途中段階のアイディアでアドバイスをもらうのが目的か
・クライアントへ今回で契約してもらうのが目的か
など、プレゼンをする上で最終的に目指すゴールをしっかり捉えて進まないと、
余計な時間をかける原因に繋がります。
特に軸が分からなくなってきた時こそ、
原点に戻り目的を捉え直すことが必要です。
WHY思考のまとめ
以上、プレゼンスキルを上げるうえで、
大事なWHY思考。
そのポイントは、
- キーパーソンを理解する
- 課題を設定する
- 最終的な目的（ゴール）を押さえる
になります。
WHY思考を身につけてプレゼン内容に深みを持たせていきましょう。
次回はWHAT思考を説明します。